병원 이름을 달고 운영 중인 인스타그램 계정이 있다고 해서, 그 계정이 병원 자산인 것은 아닙니다.
플랫폼은 사업자등록번호가 아니라 로그인 아이디를 기준으로 계정을 봅니다. 개설한 사람이 계정을 쥐고 있고, 병원 이름은 그 위에 얹힌 표기입니다. 채널을 몇 년 굴렸든 이 구조는 바뀌지 않습니다.
이 사실이 드러나는 시점도 대체로 정해져 있습니다. 채널을 맡던 실장님이 그만두거나, 대행사를 바꾸거나, 원장님이 직접 광고비 내역을 확인해 보려 할 때입니다. 세 경우 모두 계정이 잘 돌아가던 중에 벌어집니다.
계정 하나에는 팔로워와 그동안의 게시물, 그 위에 쌓인 검색 노출이 함께 얹혀 있습니다. 다시 만들면 게시물은 옮길 수 있어도 그 위에 쌓인 시간은 따라오지 않습니다. 팔로워 수도 처음부터입니다.
플랫폼마다 명의를 보는 방식이 다릅니다.
병원이 흔히 쓰는 채널 네 곳을 놓고 보면 기준이 둘로 갈립니다.
| 채널 | 명의 기준 | 담당자가 바뀔 때 |
|---|---|---|
| 네이버 스마트플레이스 | 사업자등록증으로 업체를 등록 | 업체는 병원에 남고 직원에게는 권한만 나눠 줌 |
| 카카오톡 채널 | 카카오 비즈니스 안의 채널 자산 | 관리자를 추가·변경해 넘김 |
| 인스타그램·페이스북 | 개인 로그인 아이디에 귀속 | 계정 자체를 넘기는 절차가 없음 |
| 유튜브 | 개인 구글 계정이면 채널이 함께 묶임 | 브랜드 계정으로 만들어야 소유자 이전 가능 |
앞의 둘은 사업자를 주체로 봅니다. 스마트플레이스는 사업자등록증으로 업체를 먼저 등록하고, 사람은 거기에 권한을 받아 들어옵니다. 담당자가 나가면 그 사람의 권한만 회수하면 됩니다. 병원이 원하는 그림이 이쪽입니다.
뒤의 둘은 사람을 봅니다. 인스타그램은 비즈니스 계정으로 전환해도 로그인은 개인 아이디 그대로입니다. 메타 비즈니스 관리자에 계정을 자산으로 등록해 두면 병원이 소유권을 쥐고 사람에게는 접근 권한만 주는 구조를 만들 수 있습니다. 이 등록을 안 해 두면 계정은 만든 사람 쪽에 남습니다. 인스타그램을 열지 말지 고민하는 단계라면 개설 방식부터 정해 두시는 편이 낫습니다.
인계가 걸리는 자리는 대개 셋입니다.
로그인 정보부터 봅니다. 인수인계 문서에는 아이디와 비밀번호가 적혀 있습니다. 그런데 2단계 인증 번호가 퇴사자 개인 휴대폰으로 가면 비밀번호를 알아도 들어갈 수 없습니다. 인증 수단을 함께 옮기지 않으면 인계가 끝난 게 아닙니다. 복구용 이메일과 백업 코드까지 확인해야 합니다.
광고 결제 수단도 걸립니다. 광고 계정이 개인 명의 카드로 열려 있으면 세금계산서가 병원 앞으로 오지 않습니다. 회계 처리부터 어긋납니다. 그동안 쌓인 집행 이력과 타겟 데이터도 그 계정에 함께 남습니다. 계정을 새로 파서 옮기면 그 학습은 처음부터 다시 시작되고, 초기 몇 주는 단가가 흔들립니다.
남는 하나가 환자 문의 DM입니다. 직원 개인 기기의 개인 계정에 환자 이름과 증상, 연락처가 쌓입니다. 개인정보 보호법 제29조는 개인정보처리자에게 내부 관리계획 수립과 접속기록 보관을 포함한 안전조치 의무를 지우고 있습니다(국가법령정보센터). 누가 언제 무엇을 열람했는지 병원이 모르는 상태는 그 요건과 거리가 있습니다. 홈페이지로 환자 정보를 받을 때와 같은 기준으로 보시면 됩니다.
오늘 확인해 볼 다섯 줄.
- 각 채널 아이디의 가입 이메일이 병원 공용 주소인가
- 2단계 인증 번호와 복구용 이메일이 누구에게 가는가
- 광고 계정 결제 수단이 병원 명의인가
- 인스타그램·페이스북이 메타 비즈니스 관리자에 자산으로 등록돼 있는가
- 환자 문의가 직원 개인 DM으로 들어오고 있지 않은가
다섯 줄 중 하나라도 답이 막히면 그 채널은 아직 병원 것이 아닙니다. 지금 고치는 비용은 아이디 하나 새로 만들고 권한을 옮기는 정도입니다.
새로 여는 채널이라면 순서는 간단합니다. 병원 도메인으로 공용 이메일을 먼저 만들고, 그 주소로 계정을 개설하고, 인증 수단을 원장님과 실무자 두 사람 이상이 받을 수 있게 걸어 둡니다. 여기까지 해 두면 나중에 인계 문서를 따로 쓸 일이 거의 없습니다.
이런 질문을 자주 받습니다.
이미 퇴사한 직원이 계정을 쥐고 있으면 되찾을 수 있나요?
플랫폼마다 신고 절차는 있습니다. 사업자등록증과 상표, 홈페이지로 병원과 계정 이름의 연결을 소명하는 방식입니다. 다만 처리에 시간이 걸리고 결과를 장담하기 어렵습니다. 팔로워가 많지 않다면 새 계정을 여는 쪽이 빠른 경우도 있습니다. 병원 이름을 상표로 등록해 두셨다면 소명 자료는 한결 단단해집니다.
원장 개인 아이디로 만들면 안전한가요?
퇴사할 일이 없으니 그 위험은 없습니다. 대신 인증과 복구가 원장 개인 휴대폰에 묶입니다. 원장님이 자리를 비운 사이 계정에 문제가 생기면 아무도 손을 못 댑니다. 병원 공용 이메일을 하나 만들고 그 주소로 채널을 여신 뒤, 실무자에게는 권한만 주는 편이 낫습니다.
대행사가 만들어 준 계정은 누구 것인가요?
계약서에 소유권 조항이 없으면 만든 쪽 아이디에 남습니다. 계약 단계에서 계정과 광고 계정, 콘텐츠 원본을 종료 시 반환한다는 항목을 넣어 두시면 됩니다. 대행 계약을 검토하실 때 같이 보실 대목입니다.
채널을 새로 여는 날은 대개 바쁩니다. 아이디를 어느 이메일로 만드느냐는 그날 30초짜리 결정입니다. 되돌리는 데는 몇 달이 걸리기도 합니다.