홈페이지에 온라인 상담 신청 칸이 붙어 있으면 그 병원은 개인정보 보호법이 말하는 개인정보처리자입니다. 진료실에서 받는 문진표와 같은 지위예요.
제작할 때 이 부분은 대개 「개인정보 수집·이용에 동의합니다」 체크박스 한 칸으로 끝납니다. 실제 기준선은 그보다 두어 칸 안쪽에 있습니다.
증상 칸은 이름 칸과 다릅니다.
이름, 연락처, 나이는 일반 개인정보입니다. 어디가 언제부터 아픈지, 어떤 약을 드시는지 적는 칸은 다릅니다. 건강에 관한 정보라 개인정보 보호법 제23조가 말하는 민감정보에 들어갑니다.
민감정보는 「다른 개인정보의 처리에 대한 동의와 별도로」 동의를 받아야 합니다. 조문에 그렇게 적혀 있습니다. 한 칸에 묶어서 받으면 동의를 받지 않은 것으로 봅니다.
여기가 과태료 구간이 아니라는 점도 알아 두실 만합니다. 민감정보를 동의 없이 처리하면 제71조에 따라 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금입니다. 벌칙 조항이에요.
그래서 상담 폼에 증상 칸을 두시려면 동의 줄이 최소 두 줄이 됩니다. 하나는 이름과 연락처, 하나는 건강 정보 몫입니다.
「어떤 점이 궁금하신가요」처럼 열어 둔 자유 입력 칸도 마찬가지입니다. 항목 이름에 증상이라는 말이 없어도 환자분들은 거기에 증상을 적으십니다. 사진을 올릴 수 있게 해 두셨다면 그 파일도 건강 정보로 봅니다.
체크박스가 하나뿐이라면
제22조는 각각의 동의 사항을 구분해 각각 받으라고 정하고 있습니다. 수집·이용, 민감정보, 제3자 제공, 마케팅 정보 수신. 해당되는 것끼리 줄을 나눕니다.
동의를 받을 때 환자에게 무엇을 알려야 하는지도 조문에 적혀 있습니다. 네 가지예요.
- 무엇에 쓰는지 (수집·이용 목적)
- 무엇을 받는지 (수집 항목)
- 얼마나 갖고 있는지 (보유·이용 기간)
- 동의하지 않을 수 있다는 사실, 그리고 그때 생기는 불이익
폼 아래 회색 작은 글씨로 「동의합니다」 한 줄만 놓인 홈페이지가 많습니다. 네 가지가 어디에도 없는 상태고, 1천만원 이하 과태료가 붙는 항목입니다.
소아 환자가 오는 과라면 한 가지가 더 붙습니다. 만 14세 미만 아동의 개인정보는 법정대리인의 동의를 받아야 하고, 동의했는지 확인하는 것까지 병원 몫입니다. 이쪽도 벌칙 조항입니다. 아이 이름으로 상담을 신청할 수 있는 폼이라면 보호자가 대신 넣는다는 전제로 화면을 짜셔야 합니다.
받은 다음에는 어디로 갑니까?
대부분 원장님이나 실장님 메일로 전달됩니다. 그리고 거기 남습니다. 3년 치 상담 내역이 메일함에 그대로 쌓여 있는 병원을 여러 번 봤습니다.
보유 기간이 지났거나 목적을 다한 개인정보는 파기해야 합니다. 제21조고, 이쪽은 3천만원 이하 과태료입니다.
폼에 「보유 기간 3개월」이라고 적어 두셨다면 3개월 뒤에 지우는 것까지가 한 세트입니다. 적어 두고 안 지우는 경우가 제일 흔합니다. 기간을 길게 잡아 두면 지킬 일도 그만큼 길어집니다. 실제 상담에 필요한 만큼만 적으시면 됩니다.
분기에 한 번, 메일함에서 상담 신청 제목으로 검색해 오래된 것을 지우는 정도면 됩니다. 그만둔 직원 계정에 남아 있는 것도 같이 보셔야 합니다. 홈페이지 관리자 화면에 상담 내역이 따로 저장되는 구조라면 그쪽도 함께요.
메일함만 보면 놓치는 통로가 하나 더 있습니다. 카카오톡 채널이나 네이버 톡톡으로 들어온 상담도 같은 성격의 기록입니다. 대화창에는 증상이 훨씬 자세히 적혀 있고, 지운 기억이 있는 병원은 드뭅니다.
처리방침은 첫 화면에서 닿아야 합니다.
개인정보 처리방침은 만들어 두는 것으로 끝나지 않습니다. 제30조가 공개까지 요구하고, 시행령은 「인터넷 홈페이지에 지속적으로 게재」라고 못 박아 두었습니다. 만들지 않았거나 올리지 않았으면 1천만원 이하 과태료입니다.
확인하실 곳은 세 군데입니다. 푸터에 링크가 살아 있는지, 모바일 화면에서도 눌리는지, 이용약관과 한 페이지에 뭉쳐 있지 않은지.
처리방침에는 개인정보 보호책임자의 이름과 연락처가 들어갑니다. 의원급은 대개 따로 지정하지 않는데, 지정하지 않으면 대표자가 보호책임자가 됩니다. 원장님 성함이 그 자리에 올라간다는 뜻이에요.
한 줄 더 있습니다. 홈페이지 유지보수 업체나 알림톡 발송 업체가 환자 정보를 만지고 있다면 그 위탁 사실도 처리방침에 들어갑니다. 업체 이름과 맡긴 업무까지요. 제작을 맡기실 때 이 문장은 누가 쓰는지 한 번 물어보세요. 서로 상대가 하는 줄 알고 비워 두는 자리입니다.
칸을 줄이면 지킬 것도 줄어듭니다
칸이 늘어날수록 동의 줄도 늘고, 보관하는 것도 늘고, 지워야 할 것도 늘어납니다. 게다가 칸이 많은 폼은 원래 잘 안 채워집니다.
이름, 연락처, 통화 가능한 시간대. 세 칸이면 콜백으로 이어집니다. 어디가 아픈지는 전화로 듣는 편이 정확하기도 하고요.
상담 폼을 손보실 계획이면 문의가 들어오지 않는 이유도 같이 보시면 칸 구성이 정리됩니다.
병원마다 받는 항목이 달라서 실제 문구는 달라집니다. 다만 증상 칸의 동의를 따로 받는 것, 알릴 네 가지를 적는 것, 보유 기간을 지키는 것, 처리방침을 홈페이지에 걸어 두는 것. 이 넷은 어느 병원이든 같습니다.